La brecha comunicacional!

Desde que el homo sapiens fue capaz de comunicarse de maneral oral, más tarde escrita y últimamente mediante otros canales, que le permiten estar más conectado, fue preso de esa propia comunicación, debido a múltiples factores, que están ligados a nuestra propia naturaleza humana y a las diferencias que tenemos como observadores de los objetos, acontecimientos, conceptos y visiones.

Nuestros mapas mentales, estados de ánimo y grado de compromiso, juegan un papel muy importante a la hora de nuestra interacción del tipo que sea. La comunicación cuando se vuelve tortuosa, poco prolija y con contenido cambiante de interlocutor en interlocutor, se dice que se torna ineficaz e improductiva. Humanamente no es tan sencillo replicar un mensaje sin equivocaciones, respetando el sentido original (cuando se conoce), para que finalmente el contenido llegue al objetivo deseado.

La comunicación eficaz es la savia de cualquier organización próspera. Sin ella, incluso los equipos con más talento tienen dificultades para cumplir los plazos, alcanzar las metas y mantener un entorno de trabajo armonioso.

La falta de comunicación también provoca importantes pérdidas económicas debido a que los trabajadores dedican una parte importante de su semana laboral a resolver lagunas de comunicación, lo que disminuye la productividad.

Como líder, gestionar los peligros de la falta de comunicación puede ser todo un reto. Hay que identificar las lagunas de comunicación, determinar sus causas profundas y encontrar formas estratégicas de abordarlas, sobre todo en la coexistencia de diferentes generaciones trabajando en conjunto.

¿Qué es una brecha en la comunicación?

Una brecha en la comunicación se produce cuando el mensaje deseado (entre dos personas o grupos) no se transmite bien o no se entiende con claridad.

En cualquier caso, el resultado es que las personas «no están en la misma página». La falta de comunicación puede producirse de distintas maneras. Algunas instancias comunes que vemos a nuestro alrededor:

Malentendidos: Cuando el mensaje es malinterpretado por la persona que lo recibe

Falta de comunicación: La gente no se comunica o retiene información por miedo o falta de orientación

Comunicación ineficaz: El lenguaje o los gestos inadecuados desvían el mensaje real, creando confusión. Un ejemplo sería un error gramatical que cambia el significado del mensaje

Las lagunas en la comunicación casi siempre conducen al conflicto y a la ineficacia, independientemente del formato y contexto en el que se presenten.

Detectar a tiempo los problemas de comunicación puede evitar que problemas menores se conviertan en graves.

Malentendidos frecuentes: Si los miembros del equipo malinterpretan a menudo las instrucciones o la información, es señal de un posible fallo en la comunicación.

Disminución de la productividad: Un descenso repentino de la productividad, el incumplimiento de plazos, el aumento de errores y la presencia de varias personas trabajando en las mismas tareas son señales de que los empleados no están recibiendo la información adecuada para realizar sus tareas con eficacia.

Baja moral: ¿De repente las personas contribuyen menos en las reuniones o discusiones de grupo? Lo más probable es que se sientan infravalorados o ignorados, posiblemente a causa de las brechas de comunicación.

Aumento de los conflictos: Los frecuentes malentendidos y conflictos entre los miembros del equipo o la falta de colaboración también reflejan una comunicación ineficaz.

Metas desalineadas: Si todos los miembros de su equipo tienen dificultades para ponerse de acuerdo, es hora de examinar los procesos de comunicación y de transmitir las metas con mayor claridad

Retrasos en la toma de decisiones: Los retrasos constantes en la toma de decisiones también son señal de deficiencias en la comunicación, ya que los responsables de la toma de decisiones pueden no tener acceso a información crítica o carecer de claridad sobre las metas del proyecto

Puntos de acción: Si las reuniones de equipo carecen de un orden del día claro, dan lugar a debates improductivos o acaban sin puntos de acción ni plazos fijos, es necesario mejorar la organización, la comunicación en equipo y las prácticas en el lugar de trabajo

Es bueno destacar que la mayoría de las personas razonables no necesitan salirse con la suya en una discusión. Sólo necesitan que se les escuche y saber que su aportación se ha tenido en cuenta y se ha respondido a ella.

Las brechas de comunicación pueden deberse a varios factores, como las diferencias de estilos de comunicación problemas tecnológicos y barreras emocionales o físicas.

1. Problemas tecnológicos

La tecnología desempeña un rol fundamental en la comunicación en el lugar de trabajo. Sin embargo, cuando la tecnología está anticuada o es incompatible con los distintos programas o sistemas utilizados en la organización, puede crear importantes retos y barreras de comunicación.

Uso de múltiples herramientas: Los mensajes importantes pueden perderse o retrasarse cuando diferentes departamentos o miembros del equipo se comunican a través de múltiples plataformas.

Confiar en tecnología obsoleta: Utilizar herramientas de comunicación tradicionales con funciones obsoletas puede provocar problemas técnicos frecuentes, como bloqueos del software o un rendimiento lento, que dificultan la comunicación oportuna.

2. Excesivo spam y gestión ineficaz de los mensajes

Supongamos que el equipo utiliza varias plataformas de comunicación o está incluido en varios canales. En ese caso, lo más probable es que reciban notificaciones de mensajes que no les conciernen o que sean bombardeados con información irrelevante. Esto provoca una sobrecarga de información que hace que su equipo se pierda mensajes importantes.

3. Barreras lingüísticas, culturales y generacionales.

En los lugares de trabajo multiculturales, las diferencias lingüísticas y los matices culturales también afectan significativamente a la comunicación. Por ejemplo, los empleados que no dominan la lengua principal utilizada en el lugar de trabajo pueden tener dificultades para comprender y transmitir mensajes con eficacia.

4. Diferentes estilos de comunicación

Los empleados pueden tener distintas preferencias comunicativas. Cuando estos estilos chocan, pueden dar lugar a dificultades en la comunicación. Algunos empleados prefieren las conversaciones cara a cara o las llamadas telefónicas, mientras que otros prefieren el correo electrónico o los mensajes. Mezclar diferentes estilos de comunicación puede dar lugar a malentendidos.

5. Conflictos interpersonales

Los desacuerdos personales, los fracasos en el trabajo y los conflictos entre los miembros de un equipo pueden crear importantes barreras para una comunicación eficaz. Los empleados que no confían en sus jefes o compañeros pueden ser menos propensos a compartir información.

A veces, las diferencias jerárquicas dificultan la comunicación abierta, y los empleados de niveles inferiores se muestran reacios a compartir preocupaciones o ideas.

6. Razones emocionales

A veces, los empleados también dudan en comunicarse abiertamente porque temen consecuencias negativas por hablar o cometer errores. Incluso la falta de confianza en tus empleados puede hacer que se guarden ideas brillantes.

¿Cuáles son los impactos de una comunicación deficiente?

Con la información fluyendo libremente , con precisión y los equipos colaborando eficazmente, los proyectos se desarrollan sin problemas y la moral de los empleados en alza. Esta es la descripción de un lugar de trabajo ideal. La realidad de muchas empresas dista mucha de esto, ya que aún sin saberlo se encuentran inmersos en un ambiente impactado por problemas de comunicación, los cuales producen:

1. Disminución de la productividad

Cuando las instrucciones no son claras o las expectativas no se comunican correctamente, un equipo no puede realizar sus tareas con éxito. Esto produce pérdida de tiempo, incumplimiento de plazos y pérdidas económicas.

2. Aumento de los conflictos en el lugar de trabajo y bajada de la moral de los empleados

Cuando las cosas van mal por falta de comunicación, los miembros del equipo pueden empezar a señalarse con el dedo y el espíritu de equipo se va por el excusado. Se puede observar que los empleados se sienten desmotivados y desvinculados. Peor aún, pueden sentir resentimiento hacia la empresa como un todo.

3. Falta de colaboración entre los empleados

Garantizar una comunicación fluida en los equipos ya es bastante difícil. Para los equipos remotos o híbridos, es bastante más difícil. Los silos de información entre equipos remotos o híbridos pueden dar como resultados empleados frustrados, desconfianza entre los miembros del equipo, una toma de decisiones más lenta y oportunidades perdidas.

¿Qué podemos hacer?

Para mejorar como nos comunicamos y reducir al máximo las brechas, se pueden llevar a cabo acciones en pos de….

1. Dar prioridad a la transparencia

Pongámonos en los zapatos del otro e imaginemos cómo te sentirías si pensaras que te están ocultando información. Seguro que eso afectaría la confianza en los miembros de un equipo y habría personas que se sentirían infravaloradas.

De ahí que es recomendable promover una cultura transparente para reducir las brechas de comunicación en el lugar de trabajo.

Algunas recomendaciones:

Compartir información de forma abierta y coherente con todos los miembros del equipo, independientemente de su posición en la jerarquía. Esto fomenta el sentido de inclusión y mantiene a todos en la misma página.

Explicar a los empleados el razonamiento o el contexto que subyace a las decisiones de toda la organización para que comprendan el panorama general.

Priorizar la creación de espacios seguros para que los empleados puedan dar su opinión y hacer preguntas sin miedo a las consecuencias, ya que los entornos de confianza facilitan la comunicación abierta.

2. Utilizar canales de comunicación eficaces

No existe un enfoque único para la comunicación eficaz en el lugar de trabajo. Puede ser necesario hacer algunas pruebas y verificar que funciona mejor. Sin embargo, algo que funciona para mejorar la comunicación es utilizar los canales de comunicación adecuados.

Ajustar unas directrices claras sobre el uso de los distintos canales para comunicar distintos tipos de actualizaciones. Por ejemplo, los miembros del equipo deben utilizar el correo electrónico para los anuncios formales, las apps de mensajería instantánea para las comunicaciones urgentes o la colaboración en equipo, y las videoconferencias para los debates detallados sobre proyectos y las sesiones de formación.

3. Ajustar las normas de comunicación de toda la empresa

Establecer directrices claras para la comunicación garantiza la coherencia y evita malentendidos.

Recomendaciones:

Definir las expectativas de tiempos de respuesta, especialmente para equipos que trabajan en zonas horarias diferentes

Establecer los canales de comunicación preferidos para los distintos objetivos

Marcar la información sensible como confidencial y asegurarse de que está protegida

Establecer directrices básicas para el formato del correo electrónico, como líneas de asunto, títulos y viñetas, para mejorar la legibilidad y garantizar que la información clave se entienda fácilmente

Mencionar las normas de reunión para las videollamadas en equipo

Establecer normas de denominación y formato de los documentos

Utilizar un enfoque descendente para aplicar estas normas. Los líderes deben adherirse a las normas para que el equipo las siga.

Espero les resulte de utilidad, para que las brechas terminan reduciéndose en la organización y no resulten finalmente insalvables.

Trabajar en la brecha es el principal desafio.